【家庭の書類整理】フォルダとファイルの違いを知ってスッキリ!

【家庭の書類整理】フォルダとファイルの違いを知ってスッキリ!

2017年05月06日

 

知っているようで知らない家庭の書類整理「フォルダ」と「ファイル」の違い

突然ですが、フォルダとファイルの違いって何でしょうか
ITに詳しい方以外で、はっきり答えられる人は、案外少ないかもしれません。

ファイルもフォルダも、ファイリングという概念も、アメリカからはいってきたもので、外来語です。
しかも、日本では、パソコン・IT用語と、実際に日本で使われている文房具という“実物”が、ごっちゃになっているから、わからなくなるのです。
先日の川越市ウエスタ川越の男女共同参画づくり講座でさせていただいた、家庭の書類整理の講座でも、質問を受けました。
ここで整理しておきましょう

パソコン・IT系の用語の概念

パソコン・IT系用語でフォルダといえば、ざっくりいうと、入れ物・箱と考えればいいでしょう。
パソコン上に出てくるコレのことです。
タイトルを入れる前は、「新しいフォルダー」という名で、PC画面上にでてきますよね。

 

 

一方、「ファイル」というのは、枚数にかかわらず1つのかたまった書類です。

たとえば、テキストやワードで○○というタイトルのついた書類や、エクセルでつくった表計算、画像などです。それが、いくつもパソコン上では「フォルダ」の中にはいっています。

日本の文房具の場合

家庭の書類整理、または紙のリアルな書類整理の場合をみていきます。
日本の文房具の場合は、たとえばですが、ファイルと検索をかけると、こんなにいっぱい種類があるのです。
しかも、個別フォルダも一覧になって出てきます。

(アスクル様のHPより引用させていただきました)
実際にネット上で売られている場面では、こんなふうにフォルダもファイルも区別なく検索されてしまうのです。
(もしかしたらメーカー様ごとに、概念分けがあるのかもしれませんが。)

しかも、呼び名は様々です。
ほかのHPなども含めてざっと見ただけでも、ファイル、フォルダ、バインダー、綴り、ファイルケース、ドキュメントボックス、ボックスファイル、ストッカー、文書、保存箱、など、和洋組み合わせもいろいろあります。
各メーカーさんが商品名としてつけているようですね。

そこで、紙の家庭の書類整理では、

 フォルダ=「入れ物」=個別フォル
    ファイル=書類
 

ととらえることを基本として、片づけていくことをおすすめしています。

書類が個別フォルダに収まったものの例はこちら▼

これを集めて、書類ボックスに入れるた写真はこちら▼

リアルな紙の書類を整理するときには、パソコン・IT系用語とは区別して、あまり惑わされないようにしていくのが秘訣です。
個別フォルダをいくつか文書をまとめてはさみこみ、同種類のものはまとめて、書類ボックスに入れるというイメージですね。

ちなみに・・・

今、ビジネス文書も学校のプリントも、介護の書類も役所の書類も、ほとんどがA4サイズ、またはA版といわれるものに統一されています。

もともと日本は、「B5サイズ」、あるいは、B版、菊版といわれるものが主流でした。
日本の書籍も、よく手にする単行本は、四六版といわれるもので、B6サイズに近い物です。
手になじむし、縦書きの文化にはちょうどいい大きさだと、私は思います。
まったくB版がなくなったわけではなく、いろいろな大きさが混在しているので、余計に整理を難しくしています。

ただし、A4サイズよりも、B5のほうが一回り小さいので、大は小を兼ねるということで、個別フォルダの中に大きさが混ざっても挟み込むことは可能ですので、心配はいりません。
和の文化って、いろいろなものを吸収してできあがっているのです。


私が小さいころは教科書もランドセルも学校の机も、B5サイズ対応だったので、今よりも一回り小さかったです。年々、変わりつつありますね。
紙の書類の整理と、パソコン上のデータ整理と、一般のご家庭でもやることはふえているので、こういった整理術や片づけるコツというは、日々の生活の助けになります。
実家片づけ整理協会のテーマのひとつ、「高齢期の書類整理」でも、キーポイントとしてお伝えしてまいります。

情報過多といわれている世の中を、うまく乗り切っていけるよいいですね。
良質の情報をお伝えしてまいります。片づきますように(渡部亜矢)。

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